Devoir organiser un évènement implique une bonne organisation au préalable. Objectifs, budget, planning, date, lieu… Tant de paramètres qu’il vous faudra savoir pour optimiser votre préparation.
Voici les 8 règles qui vous permettront d’assurer le bon déroulement et la réussite de votre évènement.
Règle n°1 : définir les objectifs de votre client
Avant toute chose, il est impératif de savoir répondre à la question suivante : « Dans quel but mon client organise-t-il cet évènement ? ». Sachez donc définir avec lui ses attentes afin de pouvoir prendre les meilleures décisions durant tout le processus d’organisation.
Règle n°2 : définir le thème de l’évènement et son approche
Une fois les objectifs de votre client connus, il s’agit maintenant de définir ensemble le thème et l’approche qui conviendront le mieux à l’évènement. Premièrement, trouvez un intitulé accrocheur et vendeur autour duquel s’articulera son projet. Ne perdez jamais à l’esprit que ce projet doit donner envie aux différents participants.
Une fois ce projet élaboré, vous devez connaître la durée de l’évènement : une journée ? Un week-end ? Une semaine ? Cela vous donnera une idée plus distincte de l’évènement à organiser.
Règle n°3 : définir le budget
Le sujet délicat demeure le point budget, néanmoins il est important de le définir en fonction des critères précédents et non pas uniquement en fonction de contraintes internes.
C’est en effet ce budget qui vous permettra de définir les possibilités pour l’organisation du confort souhaité. Sachez que des prestations comme l’hébergement, la restauration et autres boissons pourront représenter la moitié du budget. Cependant, en ce qui concerne l’hébergement, nous vous conseillons de négocier les avantages conforts plutôt que le prix.
Règle n°4 : choisir la date et le lieu de l’évènement
Même si cela peut paraître évident, le choix de la date est primordial. En effet, c’est lui qui vous assurera la présence d’un maximum d’invités. Evitez donc les week-ends de ponts, de vacances scolaires ou les jours d’évènement sportifs nationaux importants.
N’hésitez pas à créer un doodle afin de solliciter les participants : vous connaîtrez ainsi leurs disponibilités et pourrez planifier une date plus facilement.
Règle n°5 : choisir le lieu de l’évènement
En ce qui concerne le lieu de l’évènement, il y a plusieurs points à vérifier :
- Avant toute chose, ciblez la recherche. Qu’il s’agisse d’une conférence, d’un séminaire ou d’un congrès, choisissez la zone géographique : Lyon, Paris, Région Nord Pas de Calais…
- Ciblez également le type de lieux : classique/moderne, ancien/neuf, équipements et services à disposition…
- N’hésitez pas à faire des recherches sur Internet en fonction des critères définis et surtout, demandez un devis aux différents lieux sélectionnés. Si vous en avez la possibilité, faites un repérage des lieux pour éviter les mauvaises surprises.
- Faites valider le choix final par votre client.
- Dernier point et pas des moindres, confirmez bien votre accord au prestataire sélectionné afin de vous garantir la réservation choisie.
Règle n°6 : établir le programme de l’évènement
Le programme doit être établi avec soin et rigueur : un planning précis, que vous pourrez communiquer aux participants, doit donc être réalisé. Il comportera :
- Les heures de conférences
- Les pauses
- Les sujets abordés
- Les invités spéciaux
- Les restaurants proches, et pourquoi pas les activités extérieurs.
Pensez à ménager des temps de pause en milieu de journée et surtout, gardez une certaine marge de manœuvre en cas d’imprévu.
Règle n°7 : établir un plan de communication
Le plan de communication est important : il s’agit de prévenir les participants suffisamment à l’avance pour s’assurer de leur présence et de leur envoyer les invitations précisant qu’une réponse de leur part est attendue.
Grâce à cela, vous pourrez ainsi connaître le nombre réel de participants et même leur proposer de venir accompagnés.
Petite astuce si l’une de vos activités demande une tenue particulière : pensez bien à le préciser afin d’éviter tout malaise.
Règle n°8 : créer un rétroplanning pour la check-list des préparatifs
La création d’un rétroplanning vous permettra de suivre les étapes au quotidien afin d’assurer le bon déroulement de l’évènement et vous donnera, en prime, une visibilité à long terme.
Pensez à y intégrer toutes les échéances comme les réservations à effectuer, les divers interlocuteurs à prévenir ou encore les acomptes à verser. Ce rétroplanning sera en quelques sortes votre journal de bord : vous pourrez également y intégrer une liste de toutes les personnes présentes afin de pointer leur arrivée le jour J.
En bref
Voici donc les 8 points essentiels pour mettre toutes les chances de votre côté lors de l’organisation de l’évènement de l’un de vos clients. Bien sûr, cette liste est non exhaustive, vous pouvez la modifier ou la compléter selon vos envies ou vos habitudes. Elle demeure néanmoins un bon point de départ lorsque l’on débute.
Si vous n’avez pas encore trouvé de lieu pour l’organisation d’une conférence ou d’un séminaire, sachez qu’à Lyon, il existe un Centre de Congrès proposant des salles à géométrie variable et offrant confort et modularité pour une infinité de solutions sur mesure adaptées à votre budget.
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On vous souhaite bonne chance pour votre prochain évènement !